Timemanagement: verminder het opgejaagde gevoel en stress: voel je relaxter op je werk en privé
Komt er overdag genoeg uit je vingers?
Herken je dit? Je hebt volop plannen om een dag productief te zijn en nu eindelijk die 2 deadlines te halen. In de tussentijd komt je collega met een vraag aan je bureau en raak je uit je concentratie. Je collega is nog niet weg of er klinkt een – ping! – van je telefoon. Je checkt je mail en beantwoordt deze even snel tussendoor. Daarna scroll je nog even op je Insta of je iets hebt gemist. Aan het eind van de dag heb je allerlei korte, niet urgente taken afgerond, alleen de 2 deadlines zijn nog niet behaald.
Het gevolg van te veel afleiding tijdens het werk of studie
Door alle afleiding haal je je doelen niet en ben je ontevreden aan het eind van de dag. Je zit minder lekker in je vel en krijgt klachten als hoofd- en nekpijn of onrust. Verder voel je je minder energiek dan wanneer je je doelen daadwerkelijk bereikt en met een voldaan gevoel kunt terugkijken op je dag.
Dit is geen punt als het je zo af en toe overkomt. Alleen: als het een rode draad is in je werk- en privéleven, dan liggen er wel wat gevaren op de loer.
Wat gebeurt er als ik overdag te veel prikkels krijg?
Laten we eens beginnen met over welke afleiders we het hebben.
Denk bijvoorbeeld aan:
- (te) vaak je social media/updates op je telefoon checken
- collega’s die je een spontane vraag stellen of willen bijpraten
- continu je mail checken
- onnodig veel mail in je inbox ontvangen, omdat er een cc-cultuur heerst
- je krijgt uitnodigingen voor allerlei vergaderingen, terwijl ze niet belangrijk voor je zijn
Als je vrijwel constant verschillende prikkels op je af krijgt en te weinig tijd om deze te verwerken, dan maakt je lichaam het stresshormoon cortisol aan. Bij een langdurig te hoge cortisolniveau kun je verschijnselen krijgen als: vermoeidheid, slechter slapen, een kort lontje, piekeren, somberheid en overgewicht. Duurt dit vrij lang en zijn er onvoldoende rustmomenten, dan kan dit leiden tot overspannenheid of een burn-out.
Wat zijn mega-afleiders tijdens mijn werk en studie?
Het zal je niet verbazen, de grootste afleider is de smartphone. Hoe vaak zie je mensen om je heen die op hun smartphone kijken? Bij sommige (of zelfs veel mensen) ligt de smartphone zelfs op de slaapkamer. Dit betekent dat de prikkels niet alleen overdag, maar ook net voor het slapen gaan nog van invloed zijn. Terwijl je juist voor het slapen gaan een periode van afbouw en rust nodig hebt.
Wat is timemanagement?
Timemanagement houdt in dat je de tijd die je beschikbaar hebt, zo goed mogelijk indeelt met zo min mogelijk afleiding. Het zorgt ervoor dat je de doelen die je stelt ook daadwerkelijk bereikt én dat je met een tevreden gevoel de dag afrondt. Je loopt minder achter de feiten aan, voelt je energieker en hebt meer het gevoel dat je in de regie bent.
Inzicht in prioriteiten geeft rust en overzicht
Vaak hebben we het gevoel dat alle taken die op ons bord liggen urgent zijn en vandaag of moeten. Maar leg ze eens onder de loep, is dit echt zo?
Doe je voordeel met onze 6 concrete tips voor betere timemanagement:
- Stel duidelijke en meetbare (smart) doelen voor jezelf. Dit kan zijn voor de komende maanden, weken en dagen.
- Bepaal welke deelresultaten je wilt bereiken en per wanneer.
- Maak een inschatting van hoeveel tijd je per deeltaak nodig hebt.
- Plan de deeltaken in per maand, week en dag. Maak hiervan een overzicht in bijvoorbeeld Excel of je (online) agenda.
- Vink de afgeronde taken af, dit geeft je een positief gevoel!
- Plan mailblokken in je agenda en stop met doorlopend je mail controleren.
Timemanagement tabel: wat is urgent?
Om goed in te schatten in hoeverre taken urgent en belangrijk zijn, kun je gebruikmaken van de Eisenhowermatrix. Je vult hier je taken in naar urgentie en belangrijkheid, waarna je ze in vier categorieën hebt ingedeeld. Door goed na te gaan of een taak echt wel zo urgent of belangrijk is, stel je vast of een taak direct moet worden gedaan of dat je deze in je agenda kunt plannen.
Ook is het belangrijk te bepalen of de taak ook wel echt tot jouw takenpakket behoord! Je zult zien dat er veel minder taken echt urgent zijn dan je vooraf had gedacht. Zo krijg je meer rust en ruimte in je hoofd!
Welke tools zijn er op het gebied van timemanagement en wat past bij mij?
Er zijn veel apps, methodes en technieken te vinden die helpen bij het stellen van doelen en het plannen van je doelen gedurende de dag, week, maand. Welke het beste bij jou past, is een kwestie van uitproberen.
Timemanagement binnen teams
Niet alleen voor jezelf, ook binnen een team kun je praktische afspraken maken om daarmee efficiënter te werken.
5 voorbeelden om de focus in een team te verbeteren:
- Werk je in een kantoortuin? Dit is een mega-afleider. Denk eens aan een headset met noise cancelling of werk een dag thuis als je een deadline hebt.
- Maak afspraken over het mailen. Wanneer zet je iemand bij de ontvangers en wanneer is een cc ook voldoende? Maak een apart cc-mailbox aan. Wees zelf ook kritisch op het aantal ontvangers (ook in cc) dat je selecteert. Schrijf een duidelijke onderwerpregel, zodat de ontvanger meteen een goed idee heeft.
- Spreek af dat je niet in het weekend met elkaar mailt of appt op de zakelijke app.
- Heb je een taak die langdurige focus vereist? Meld dit binnen je team of zet het in je agenda en ga op een rustige plek werken.
- Als een project niet goed is gepland, vraag je dan af of jij degene moet zijn die last-minute nog van alles moet regelen. Zorg dus voor een goede, reële planning. En hou in de gaten dat het probleem van een ander niet op jouw schouder wordt gelegd.
Nu je dit weet, voel je je al rustiger?
Wil je begeleiding om jouw persoonlijke tijd beter te managen? Onze leefstijlprofessionals helpen je graag bij het verbeteren van je planning, tijd- en energiemanagement. Meer energie, meer afgeronde taken en een voldaan gevoel aan het eind van de dag!
Workshops voor bedrijven en individuele coaching in timemanagement
Voor bedrijven bieden we interactieve workshops aan, waarmee medewerkers hun stressklachten verminderen en efficiënter gaan werken. Daarnaast kun je jezelf of je medewerker inschrijven voor individuele coaching of workshops voor particulieren. Daarmee voel je je al gauw energieker op je werk en privé!
Benieuwd wat wij voor je kunnen betekenen? Bel met je vragen of maak een afspraak voor een intake!
Vul het formulier in, bel 0314 72 59 94 of WhatsApp naar 06 30288621